Datenschutzerklärung für das easySoft-Portal "Publish"
Stand: Juli 2025
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der AWO Nordhessen gemeinnützige GmbH ein wichtiges Anliegen.
Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung des Lernportals "Publish" der easySoft. GmbH.
1. Verantwortliche Stelle
AWO Nordhessen gemeinnützige GmbH
Wilhelmshöher Allee 32 A
34117 Kassel
E-Mail: info@awo-nordhessen.de
2. Datenschutzbeauftragter
David Klimm
E-Mail: dsb@awo-nordhessen.de
3. Kategorien verarbeiteter Daten
Die verarbeiteten Datenarten können je nach Nutzerrolle variieren (z.?B. Beschäftigte, Teilnehmende, Lehrkräfte):
a) Zugangsdaten
o Benutzerkennung (z.?B. vorname.nachname)
o Initiales Passwort
o Rollen- und Rechtegruppen
b) E-Mail-Adressen
o Dienstliche E-Mail-Adresse (sofern vorhanden)
o Private E-Mail-Adresse (z.?B. im IFW-Bereich oder bei Externen)
? Wird für Passwortfunktion sowie Systembenachrichtigungen genutzt
c) Kommunikationsdaten
o Kursinformationen, Prüfungsbenachrichtigungen, Systemnachrichten
d) Lern- und Verwaltungsdaten
o Kursbelegungen, Prüfungen, Nachweise, Noten, Praxiszeiten, Fehlzeiten, Urlaubsübersichten, Uploads
e) Protokolldaten
o IP-Adresse (temporär gespeichert)
o Zugriffszeitpunkt, Browsertyp/-version, Login-/Logout-Zeitpunkte (anonymisiert)
? Zur Systemabsicherung, Fehleranalyse, Missbrauchserkennung
4. Herkunft der Daten
Die Daten werden entweder durch die Nutzer:innen selbst eingegeben oder durch Verwaltungspersonal erfasst.
Eine Übernahme aus anderen internen Systemen erfolgt nicht; easySoft fungiert als Primärsystem.
5. Zwecke der Verarbeitung
o Identifikation und Anmeldung
o Teilnahme an Lernangeboten
o Nachweisdokumentation
o Kurs- und Terminorganisation
o Prüfungsteilnahme
o Kommunikation und Benachrichtigungen
6. Rechtsgrundlagen
o Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
o Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an IT-Sicherheit)
o Art. 88 DSGVO i.?V.?m. § 26 BDSG (im Beschäftigungskontext)
7. Hosting und Auftragsverarbeitung
Das Portal wird von der easySoft. GmbH (Konrad-Zuse-Weg 2, 72555 Metzingen) betrieben.
Das Hosting erfolgt durch die Continum AG, Freiburg.
Beide sind durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO gebunden.
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland.
8. Speicherdauer
o Kurs- und Leistungsnachweise: i.?d.?R. bis zu 10 Jahre (gesetzlich)
o Protokolldaten: temporär gespeichert, automatische Löschung nach definierter Fristenlogik
o Daten mit Löschflag werden routinemäßig entfernt
9. Betroffenenrechte
Betroffene Personen haben Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Datenübertragbarkeit sowie Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (z.?B. HBDI Hessen).
10. Sicherheit privater E-Mail-Konten
Bei Nutzung privater E-Mail-Adressen (z.?B. im IFW) obliegt die Sicherheit des Postfachs (z.?B. Passwortschutz, Zwei-Faktor) der Nutzerin oder dem Nutzer.
Die AWO Nordhessen stellt die Sicherheit innerhalb des Portals sicher, kann aber keine Verantwortung für externe E-Mail-Dienste übernehmen.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Erklärung kann bei rechtlichen oder technischen Änderungen angepasst werden. Die aktuelle Version ist im Portal abrufbar.